Zásady zpracování osobních údajů (GDPR)

Tento dokument informuje o tom, jak Retro Garáž s.r.o. zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

1. Kdo je správcem osobních údajů

Retro Garáž s.r.o. (dále jen „správce“ nebo „my“) je organizátorem auto-moto veterán burzy a prodejní výstavy, včetně aukcí historických vozidel.

Pro konkrétní agendy jsou k dispozici tyto kontaktní osoby:

Retro Garáž s.r.o. nemá vzhledem k rozsahu a povaze zpracování osobních údajů povinnost ani nemá jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO). Ve věcech ochrany osobních údajů se lze obrátit přímo na správce (viz kontaktní údaje výše).

2. Jaké osobní údaje zpracováváme a od koho

Rozsah zpracovávaných údajů se liší podle toho, v jaké roli s námi přijdete do styku:

2.1 Registrace do aukce (dražitelé)

Jméno, příjmení, datum narození, bydliště, telefon, e-mail — údaje zadané ve formuláři registrace do aukce na webu. V rámci akreditace dražitele dle aukčního řádu a při uzavírání souvisejících aukčních dokumentů mohou být doplněny další údaje (např. bankovní spojení, podpis).

2.2 Zájemci o prodej vozidla v aukci („Chci prodat veterána“)

Jméno, příjmení, telefon a e-mail — údaje zadané ve formuláři na webu. Další údaje (např. o vozidle, bankovní spojení pro výplatu výtěžku z prodeje) získáváme až v navazující komunikaci a při uzavření smlouvy o zprostředkování prodeje.

2.3 Vystavovatelé a prodejci na burze (rezervace prodejních/výstavních ploch)

Jméno a příjmení nebo obchodní firma, IČO (u podnikajících osob), adresa/sídlo, telefon, e-mail, fakturační údaje.

2.4 Fotografie a video z akcí

Na všech akcích Retro Garáž (burza, prodejní výstava, aukční dny) pořizujeme fotografickou a video dokumentaci pro účely prezentace a propagace akce (web, sekce Galerie, sociální sítě, tiskové a marketingové materiály). Záznamy zachycují především prostředí akce, vystavená vozidla a její celkovou atmosféru; návštěvníci, prodejci a vystavovatelé na nich mohou být zachyceni jako součást davu nebo v souvislosti se svým vozidlem.

Pokud je fyzická osoba na fotografii/videu hlavním a jasně identifikovatelným motivem záznamu (např. portrétní záběr, rozhovor pro média), vyžádáme si k pořízení a použití takového záznamu její souhlas. Na místě konání akce je na tuto skutečnost upozorněno viditelným oznámením při vstupu.

2.5 Newsletter

E-mailová adresa — na základě uděleného souhlasu při přihlášení k odběru newsletteru.

2.6 Technické údaje o návštěvě webu

IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, cookies a obdobné technologie (viz čl. 7).

3. Účely a právní základ zpracování

4. Doba uchování osobních údajů

• Registrační údaje dražitelů a zájemců vedené v systému pro účely organizace a odbavení budoucích aukcí: 5 let od poslední účasti v aukci nebo jiné aktivity (např. poslední registrace), na základě oprávněného zájmu správce (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR, recitál 47). Tato délka odpovídá povaze zboží — u historických vozidel se opakovaný zájem o prodej/koupi typicky projevuje v řádu let, nikoli měsíců, obdobně jako je běžné u prodejců automobilů. Subjekt údajů má právo kdykoli vznést námitku a být z databáze vyřazen.
• Ostatní registrace/poptávky, které nevedou k účasti v aukci ani k uzavření smlouvy: 12 měsíců od podání.
• Smluvní vztahy (prodej vozidla, akreditace dražitele, pronájem plochy): po dobu trvání smlouvy a dále po dobu obecné promlčecí lhůty (typicky 3, resp. 10 let u některých nároků).
• Účetní a daňové doklady: 10 let od konce zdaňovacího období (dle zákona o účetnictví a o DPH).
• Fotografická a video dokumentace akcí: uchováváme po dobu propagační relevance (typicky pro účely archivu a prezentace historie akce na webu/sociálních sítích), pokud subjekt údajů nevznese námitku nebo neodvolá udělený souhlas u záznamů, kde byl souhlas vyžadován.
• Souhlas s newsletterem: do odvolání souhlasu, případně do 1 roku neaktivity (bez otevření/prokliku e-mailů).

Po uplynutí příslušné lhůty jsou osobní údaje bezpečně smazány nebo anonymizovány.

5. Komu osobní údaje předáváme

Osobní údaje mohou být předány následujícím kategoriím zpracovatelů a příjemců, vždy jen v rozsahu nutném pro daný účel a na základě smlouvy o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR):

• Poskytovatelé IT infrastruktury a cloudových služeb (např. Google Workspace/Google Cloud) — pro provoz e-mailu, evidence registrací a interních dokumentů.
• Poskytovatel pořadatelského prostoru — Výstaviště Lysá nad Labem, s.r.o., v rozsahu nutném pro organizaci konkrétní akce.
• Účetní/daňový poradce — v rozsahu fakturačních údajů.
• Poskytovatelé platebních služeb / banka — v souvislosti s úhradami a výplatami z aukcí.
• Poskytovatel e-mailingového nástroje — jméno, příjmení, telefon a e-mail kontaktů evidovaných v systému (nejen z newsletteru, ale i z dalších formulářů), za účelem rozesílky a správy kontaktní databáze.

Osobní údaje nepředáváme do zemí mimo EU/EHP, ledaže je to nezbytné a je zajištěna odpovídající úroveň ochrany (např. standardní smluvní doložky).

6. Zabezpečení osobních údajů

Přijali jsme technická a organizační opatření odpovídající povaze a rozsahu zpracovávaných údajů, zejména:

• šifrovaný přenos dat (TLS) a šifrované uložení dat u využívaných cloudových služeb,
• omezení přístupu k osobním údajům jen na pověřené osoby,
• pravidelné zálohování dat,
• smlouvy o zpracování osobních údajů se všemi externími zpracovateli.

7. Cookies a podobné technologie

Naše webové stránky používají cookies pro zajištění základní funkčnosti webu. Cookies nezbytné pro provoz webu používáme na základě oprávněného zájmu, ostatní pouze s Vaším souhlasem, který můžete kdykoli odvolat. Více o Cookies naleznete zde: https://www.retro-garaz.cz/zasady-cookies/

8. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte právo:

• na přístup k osobním údajům, které o Vás zpracováváme,
• na opravu nepřesných údajů,
• na výmaz („právo být zapomenut“), pokud pro zpracování již není právní důvod,
• na omezení zpracování,
• na přenositelnost údajů ve strukturovaném, běžně používaném formátu,
• vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu,
• odvolat souhlas se zpracováním, byl-li udělen, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na info@retro-garaz.cz nebo písemně na adrese sídla společnosti. Na žádost odpovíme nejpozději do 30 dnů.

Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz).

9. Změny těchto zásad

Tyto zásady mohou být čas od času aktualizovány, například v souvislosti se změnou právních předpisů nebo způsobu zpracování údajů. Aktuální verze je vždy dostupná na webu www.retro-garaz.cz.

Poslední aktualizace: 15.9.2026